Tem medo de planilha? Confira dicas práticas para superar esse trauma

“Quando ouço falar em fazer planilha, me assusto só de imaginar! Para mim, sempre foi um terror.” Quem admitiu isso foi o Alcyr Neto, que comanda o Empório do Lazer e tem fobia de planilhas. 

 

Na verdade, Neto não gosta muito de nada que seja relacionado a números, e isso fazia com que as finanças da loja dele ficassem sempre meio bagunçadas. Neto não tinha um sistema eficiente para registro e comparação das informações financeiras da empresa, não tinha um fluxo de caixa saudável e fazia retiradas não programadas nem bem definidas.

 

 

Não é raro ver empreendedores na mesma situação. A correria do dia a dia e a falta de conhecimento e experiência acabam fazendo com que muita gente fuja das planilhas. Só que essa resistência representa um perigo enorme para o seu negócio.

 

Sem ter uma apuração adequada das finanças, fica muito difícil saber quanto, de verdade, você está ganhando e mais complicado ainda calcular seus gastos. 

 

Mas com a ajuda dos consultores do IMPULSO, Neto começou a usar as planilhas, e o resultado foi imediato: cortou despesas e conseguiu uma economia de cerca de 1 mil reais por mês na loja. Ele ainda deixou de gastar 500 reais com despesas supérfluas quando passou a monitorar seus gastos pessoais. 

 

Se até o Neto resolveu dar uma chance às planilhas, você também pode, não é? Vamos ver alguns passos que você precisa dar para colocar o medo de lado e abraçá-las já:

 

 

O primeiro passo é dar uma chance às planilhas. Elas podem parecer complicadas e chatas de produzir, mas fazem todo o sentido para que seu negócio tenha a saúde financeira que merece. Se você nunca fez, experimente. Se já tentou e desistiu, escolha um momento tranquilo, sem distrações, e tente outra vez.

 

Tenha em mente que as planilhas não são vilões, mas ferramentas que vão ajudá-lo, entre outras coisas, a economizar dinheiro, tomar decisões, verificar quais produtos devem receber mais atenção e investimento e quais devem sair do seu mix de produtos já. Nós garantimos: com dedicação e disciplina você vai transformar esses instrumentos em degraus para o seu sucesso profissional.

 

Até o Neto, com aquele medo todo que tinha, percebeu que a prática leva à perfeição. “Foi a mão na massa que fez toda a diferença. Na planilha você começa a ver onde estão os detalhes e o que pode corrigir”, disse o empreendedor.

 

 

O João Carlos Natal, consultor do Sebrae-SP, explicou que às vezes o talento do empreendedor simplesmente não está voltado para a área financeira. É o caso do Neto e pode ser o seu também. 

 

Pode ser que você tenha muita facilidade para encontrar soluções criativas, negocie muito bem e seja um vendedor excepcional, mas não tenha o menor jeito para as planilhas. Afinal, ninguém é bom em tudo. Mas isso não é desculpa para não cuidar das finanças.

 

Se você não puder atualizar as planilhas, é preciso encontrar alguém que o faça, e aí dois caminhos se abrem: localizar alguém na sua equipe que possa ficar responsável pelas finanças ou contratar um novo funcionário.

 

Na falta de rendimentos que suportem uma nova contratação, você ainda pode contar com os profissionais para uma consultoria, por exemplo, comprar livros, cursos e assistir a palestras para ter mais intimidade com o assunto.

 

 

Se você acha que só por ter encontrado uma pessoa para trabalhar nas planilhas pode esquecer que elas existem, está muito enganado. O bom empreendedor deve se inteirar de todos os processos que existem na empresa. 

 

Assim, ele pode monitorar o que está acontecendo e como os funcionários estão desempenhando suas funções. Dessa forma, explica João Carlos, ele também sabe o que pedir. 

 

“É importante que o dono do negócio esteja à frente de todas as implantações. Aí, quando ele precisar de um número para tomar uma decisão financeira, saberá o que buscar na planilha porque ele mesmo a implantou.”

 

Assim, quando você precisar tomar uma decisão baseada em um número, pode facilmente pedir à pessoa responsável exatamente o segmento que deseja.

 

 

O Neto até já tinha começado a preparar algumas planilhas antes de receber a consultoria do time de especialistas em e-commerce do IMPULSO DIGITAL, mas sempre acabava achando chato demais e desistia. “É importante ser proativo, e não reativo”, alerta João Carlos.

 

Esta é uma prática comum que acaba perpetuando a resistência às planilhas e prejudicando a saúde financeira da empresa. Por isso insista.

 

Atualize suas planilhas todos os dias, se assim for necessário. Separe um tempo no seu dia, semana ou mês para praticar, de forma que essa tarefa se torne parte da rotina e que os resultados estejam sempre atualizados e fiéis para tomar suas decisões com base em uma fotografia do cenário real da loja.

 

No capítulo de Finanças conhecemos algumas planilhas, como a de orçamento doméstico, o fluxo de caixa e o demonstrativo de resultados de exercício. 

 

Para conhecer mais sobre cada uma delas, baixe nosso e-book gratuito sobre Finanças e Meios de Pagamento.