Como fazer uma boa gestão de pessoas (e tarefas) na sua loja

Contratar bem é um desafio gigante, e nós já demos algumas dicas para ajudá-lo nesse processo aqui. Mas a missão de um empreendedor não acaba aí. 

 

Gerenciar pessoas é uma das maiores dificuldades no dia a dia de quem comanda um negócio. Com estoque para abastecer, prazos de entrega para cumprir e clientes para atender, essa tarefa acaba sendo “empurrada com a barriga”. E é aí que o meio de campo se embola e você pode acabar com um problemão nas mãos.

 

 

Muitas vezes, o empreendedor admite funcionários sem saber exatamente por que está contratando. Não define bem quais serão as tarefas que o empregado vai desempenhar nem o tamanho da equipe que precisa para cada área. 

 

Olha o exemplo do Neto. Ele tem uma boa equipe, com gente de confiança, mas as funções estão todas bagunçadas. 

 

Embora cada um tenha um cargo, no fundo todos são vendedores. Até o pessoal que trabalha no estoque interrompe o que está fazendo para atender os clientes que chegam à loja.

 

E o trabalho deles no estoque, como fica? Lá parado, acumulando e acumulando. Em compensação, uma tarefa importantíssima, como a emissão de nota fiscal, está sob responsabilidade de apenas uma funcionária. Quando ela está almoçando ou de folga, as notas fiscais do Empório do Lazer ficam todas paradas. Complicado, né? 

 

Mas o Neto já está aprendendo alguns truques para gerenciar melhor sua equipe. Olhe só:

 

 

É natural que o empreendedor cobre dos funcionários números de vendas, mas só isso não basta. Ana Vecchi, da Vecchi Ancona, alerta que tem de medir muito mais. 

 

 “É preciso trabalhar as métricas, os indicadores e as metas das pessoas”, explica a consultora. “Cada um deve ter suas responsabilidades bem claras e saber o que deve fazer na loja online.” 

 

Ou seja, não dá para ficar como estavam os funcionários do Neto, sem saber se atualizavam estoque, embalavam produtos vendidos na loja virtual ou atendiam os clientes que chegavam à loja física. Cada um precisa saber o que deve fazer, como fazer e em quanto tempo fazer, e quem deve delegar essas tarefas é você. 

 

E, claro, tudo isso deve ser registrado para você não perder o controle e poder não só cobrar resultados, mas também orientar bem seus funcionários.

 

 

Esta era outra grande dúvida do Neto. Atribuir um cargo ao funcionário em função das tarefas que ele já está fazendo ou designar tarefas que correspondam ao cargo que você atribuiu a ele no momento da contratação?

 

Um exemplo: se você contrata uma funcionária para ser recepcionista e ela acaba fazendo o trabalho de vendas, o ideal é que ela seja, então, uma vendedora ou será necessário lembrá-la que o foco está nas tarefas que ela foi contratada para fazer, isto é, a rotina de recepção? Ana afirma que o melhor é seguir a segunda opção.

 

Quando já se tem um funcionário nessa “dupla função” involuntária, mudar a rotina que aparentemente não está prejudicando a dinâmica de trabalho pode ser algo desagradável para o empreendedor, mas é necessário. 

 

O Neto resistiu muito a recolocar cada funcionário em sua função, mas acabou reconhecendo que era uma atitude estratégica que melhoraria a produção. “Eu percebi que muitos funcionários acabavam assumindo a função do outro sem necessidade”, confessou. Ana explica que é uma atitude essencial para o bom funcionamento da empresa, e é taxativa: “A mudança é dolorosa, mas necessária!”.

 

 

Fulano cuida do financeiro, sicrano gerencia o pessoal de vendas, beltrano corre atrás de toda a parte logística, e eu faço o quê? Tudo o que o empreendedor não pode é ficar por fora do que acontece na sua empresa. Embora delegar tarefas seja essencial para uma boa administração de qualquer negócio, você tem de estar a par de tudo o que acontece dentro da loja, e em todos os níveis. 

 

E há maneiras de fazer isso. Ana sugere: “Faça uso da tecnologia que o mercado disponibiliza para a sua gestão ir para o controle”. O que ela quer dizer é: utilize softwares, aplicativos e sistemas que possam mostrar, em tempo real, o que saiu do estoque, que notas fiscais foram emitidas e quando o produto foi entregue para transporte.

 

Sabendo quem é responsável pelo que e monitorando continuamente o andamento dessas funções, você tem como perceber erros rapidamente e alertar o funcionário responsável pelo setor.

 

Gostou das dicas que a Ana deu para o Neto? Então que tal baixar nosso e-book gratuito, recheado de dicas de gestão de pessoas?