Administração do tempo: 5 dicas para melhorar sua produtividade

Perdeu o prazo para entrega daquele trabalho? Esqueceu onde anotou o endereço de uma reunião importante? Vai passar a madrugada trabalhando em casa porque não deu tempo de cumprir tudo durante o expediente? Esses são sinais de que talvez você precise de uma forcinha para fazer uma melhor administração do seu tempo e aumentar a produtividade. 

 

O Alcyr Neto, protagonista do Impulso Digital, sabe melhor que ninguém que é difícil para quem comanda um negócio encontrar tempo para fazer tudo. Além de arregaçar as mangas para colocar em prática as dicas que os consultores estão dando para que ele possa dar um upgrade no Empório do Lazer, ele precisa continuar tocando a loja no dia a dia.

 

“É puxado. Tem dias que você passa apagando o incêndio e, quando vê, não fez nada do que tinha planejado”, diz Neto.

Se você se sente como o Neto, a saída é aprender a gerenciar melhor seu tempo. Com bastante disciplina e essas cinco dicas fáceis de se colocar em prática, você vai ser capaz de aumentar seu desempenho e produtividade. Confira:

 

 

Manter o seu local de trabalho organizado e limpo vai facilitar muito o cumprimento das suas tarefas. Saber onde está aquela pasta ou em que gaveta você arquivou o último relatório vai te poupar tempo e evitar que as coisas se percam naquela pilha de arquivos que você está deixando acumular no canto da mesa.

 

Para quem está montando seu home-office é bom colocar na lista de compras gaveteiros, arquivos, organizadores e pastas que devem ter sempre etiqueta de identificação na face exterior.

 

Para facilitar ainda mais, planeje a organização para deixar tudo o que você precisa com frequência em áreas que estejam ao alcance das mãos. Livros que são consultados sempre podem ser colocados em prateleiras em cima do computador e canetas e grampeadores podem ter um cantinho especial ao lado do teclado ou na primeira gaveta da sua mesa.

 

No computador, exclua arquivos desnecessários, organize tudo em pastas bem identificadas e coloque aqueles itens que você não pode perder de jeito nenhum em uma nuvem ou HD externo.

 

 

Se a sua vida está no seu smartphone ou tablet, investir em um bom aplicativo para organizar seus afazeres vai te ajudar muito. 

Existe uma infinidade de apps com esse propósito. Mas é importante resistir à tentação de baixar vários. Escolha um e concentre tudo lá.  Assim você não corre risco de se confundir entre um aplicativo e outro. Separamos alguns para facilitar sua vida:

 

• Pomodo Timer: já falamos aqui no Impulso sobre a técnica Pomodoro, que ajuda a gerenciar o tempo. Com esse app simples você pode cronometrar seus intervalos de produção e pausa. Disponível para IOS e Android.

 

• Evernote: Um dos mais conhecidos aplicativos para organização, o Evernote permite registrar seus compromissos e salvar arquivos e páginas da internet para consultar depois. Disponível para Android, IOS, Windows Phone, Blackberry e alguns navegadores web.

 

• Remember the Milk: disponível para os sistemas operacionais IOS, Android, Blackberry e Windows Phone, é um dos apps mais competentes para organização de tarefas. É possível definir prioridades, assuntos e prazos - e ele ainda te notifica para você não esquecer nada.

 

 

Quanto tempo vou demorar para fazer essa tarefa? Quantas horas posso passar nessa reunião? Quanto tempo vou levar para chegar neste lugar?. Essas são perguntas que você deve se fazer sempre. Calcular o tempo de trabalho e de compromissos e tentar respeitá-lo vai fazer toda a diferença para você estimar o que pode dar conta durante o dia e aproveitar seu tempo ao máximo. 

 

Depois de levantar suas obrigações, é importante separá-las por ordem de prioridade, colocando sempre aquilo que tem mais urgência ou exige mais atenção antes de tarefas corriqueiras que podem esperar.

 

Não se esqueça, também, de listar tudo o que precisa para cumprir cada item: fazer um contato telefônico, fazer um pedido por e-mail, solicitar um relatório, comprar material, e por aí vai.  

 

 

Uma olhada nas redes sociais, um lanchinho mais demorado, ou uma conversa mais animada com os colegas podem atrapalhar um dia inteiro de trabalho - e não é exagero não! Se atrasar por causa de algumas dessas distrações podem fazer com que você tenha que correr para entregar algo dentro do prazo ou não se prepare tão bem quanto poderia para uma apresentação, por exemplo.

 

Ser rigoroso com os cálculos de tempo que você estimou vai te ajudar a ter mais tranquilidade para produzir com qualidade e dentro dos prazos, além de garantir um melhor jogo de cintura se surgir qualquer imprevisto.

 

 

E é muito importante. Estender demais o horário de trabalho e com frequência pode acabar te deixando exausto e baixar sua produtividade. Por mais que você ainda se sinta cheio de gás, é importante respeitar seus intervalos para descansar, fazer alongamentos e se alimentar.

 

Lembre-se que cansaço não é só físico, mas psicológico. A consequência pode ser você se distrair e cometer alguns errinhos que não aconteceriam se estivesse mais descansado e atento.

 

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